Agenda Kerja Pimpinan

Pengertian Agenda Kerja Pimpinan

Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mempunyai mengatur kegiatan - kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan efektif. Mengingat seorang pimpinan yang punya pekerjaan utama membuat keputusan yang terkait dengan manajemen penyelesaian pekerjaan manajemen.

Fungsi agenda kerja pimpinan 

Mengelola kegiatan kerja pimpinan agar membuat pimpinan dapat melaksanakan kegiatan - kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting yaitu membuat kebijaksanaan yang mengefektivitas manajemen organisasi kerja.

Agenda kerja pimpinan disusun oleh sekretaris pimpinan dengan cermat sehingga tidak menghambat aktivitas pimpinan yang harus dilaksanakan sesuai manajemen waktu secara optimal. Bentuk agenda adalah susunan kegiatan yang diurutkan menurut waktu pelaksanaan dan skala prioritas pekerjaan yang akan dilakukan pimpinan.

Sekretaris harus mampu membuat agenda kegiatan atau jadwal acara pimpinan agar jadwal acara benar-benar mendukung kegiatan pimpinan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu :

1. Menerima dan menghimpun surat atau informasi berkaitan dengan acara pimpinan,
2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan yang bersifat harian, mingguan, bulanan,
3. Memberikan jawaban secara tepat terhadap pertanyaan yang berkaitan dengan jadwal kegiatan pimpinan,
4. Mengingatkan pimpinan tentang setiap kegiatan pimpinan,
5. Selalu mengikuti kemungkinan adanya perubahan acara atau kegiatan.

Kegiatan pimpinan secara umum dapat dijadwalkan oleh sekretaris melalui tiga jenis jadwal, yaitu :

1. Jadwal acara harian,
2. Jadwal acara mingguan,
3. Jadwal acara bulanan.

Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang diprioritaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinana didasarkan pada dua hal yaitu:

1. Berdasarkan urutan waktu pelaksanaannya

Jadwal dibuat berdasarkan urutan waktu pelaksanaan serta jenis kegiatan yang herus dikerjakan atau dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.

1. Contoh :
   Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
   • Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya. 
   • Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain. 
   • Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya.Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi)
   • 
     
2. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi) 

Jadwal disususn berdasarkan waktu pelaksanaan terlebih dahulu. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaa yang menurutnya penting, sedangkan kegiatan yang tidak begitu penting kan ditinggalkan atau didelegasikan kepada pejabat lain.

Contoh tabel agenda kerja pimpinan

Contoh agenda kerja pimpinan

AGENDA KEGIATAN PIMPINAN

PT SURYA KENCANA

Agenda Kegiatan Pimpinan
No	Hari/Tanggal	Acara Kegiatan	Jam	Tempat	Keterangan
1	Senin, 27 Februari 2012	Meeting Antar Devisi	08.00-09.00	Ruang Serbaguna
		Menjenguk Bapak Ramli	11.00-12.00	RS Mitra Keluarga	Makan siang di Restoran Indah
		Kembali ke Kantor	13.30
2	Selasa, 28 Februari 2012	Undangan	14.00 s/d selesai	Gedung Dirgantara
3	Rabu, 29 Februari 2012	Presentasi pada acara Workshop	10.00-16.00	Ruang  Serbaguna	Evaluasi Pencapaian Target Market periode Juli-Desember 2011. Dihadiri seluruh staf, devisi, dan sub devisi berjumlah 25 orang
4	Kamis, 1 Maret 2012	Bertemu Ibu Leni Direktur PT CIPTA AGUNG dan makan siang	08.00-11.00	PT CIPTA AGUNG Menara Gading Rest	Membicarakan perluasan usaha di Jakarta  ( di wakili sekretaris)
		Bapak Handoyo melaporkan hasil monitoring dan evaluasi cabang Jakarta	08.30-10.00	Ruang Pimpinan
		Rapat Direksi	10.30-12.00	Ruang Rapat di lantai 7	Misi dan Visi Perjalanan Bisnis
		Konfirmasi ulang mengenai kunjungan ke kantor cabang di Surabaya dan memesan tiket pesawat Garuda Indonesia Airlines	13.30		Untuk Keberangkatan Minggu Pagi
		Menemui Bapak Surahman	14.00-16.00	PT Mutiara Indah Jl. Pal Merah No. 15 Kantor Bapak Surahman
5	Jum’at, 2 Maret 2012	Pertemuan dengan Bapak Faris, Marketing PT KID Com	10.00		Kontrak Kerja Franchise ( di wakili sekretaris)
		Menyiapkan dokumen untuk ekspor ke Jepang	-
		Menemui Bapak Kakanwil Peperindag	10.00-11.30	Kantor Peperindag
		Pertemuan dengan Ibu Setya Direktur PT CIPTA INDAH	12.30	PT CIPTA INDAH Jl. H M Thamrin No. V Jakarta Selatan	Membicarakan kerja sama transportasi ke Bandara Halim Perdana Kusuma
6	Sabtu, 3 Maret 2012	Menghadiri Undangan	19.00	Krakatau Ball Room Horison Hotel Jakarta	Pesta Perkawinan Putri Bapak Ardi Martono

Daftar pustaka
https://bettynmawengku.blogspot.com 
http://esulistyo.blogspot.co.id/2014/09/agenda-kerja-pimpinan-bagian-pertama.html

http://evirusvianti.blogspot.co.id/2013/02/contoh-agenda-kegiatan-pimpinan-selama.html